Automatiserad reseräkning, spara tid på hantering av kvitton

Samlas dina kvitton från jobbresan på hög? Jessica Sundström, Chief Marketing Officer på Companyexpense berättar om fördelarna med att digitalisera och automatisera reseräkningar.

Administrativa och manuella processer är tidstjuvar som stjäl mycket tid, oftast är det kvällstid eller helger. Ett exempel på en sådan process är hanteringen av kvitton, utlägg och körjournal.

Vanligt är att man samlar på sig stora kvittohögar och glömmer att fylla i sin körjournal. I och med att den administrativa hanteringen av utlägg och körjournal är manuell, tidsödande och tråkig skjuter man ofta på det till slutet av månaden. I värsta fall hamnar man efter i flera månader.

När väl tillfället ges att hantera kvittona har man generellt svårt att komma ihåg sina resor, vilka som var med på representationslunchen eller tyda det skrynkliga kvittot som man fiskat upp från datorväskan.

I den era av digitalisering som vi befinner oss i finns det tack och lov bot på manuell hantering av kvitton och utlägg. Det finns ett flertal tjänster på marknaden som erbjuder enkla appar för att hjälpa den anställde att optimera denna process.

Men vad ska företaget tänka på när man upphandlar eller registrerar sig för en utläggstjänst?

Det ska finnas möjlighet att rapportera sina utlägg både via app och webben.
Tjänsten bör täcka in hantering av papperskvitton och digitala kvitton som man fått via mail.
Tjänsten bör också vara komplett, dvs hantera kvitton, utlägg, traktamente, representation och körjournal.
Det ska vara snabbt och enkelt att komma igång på egen hand. Ingen form av utbildning ska vara nödvändig.
Tänk på att om ditt företag växer ska det finnas möjlighet att lägga till ytterligare användare till tjänsten. Har du fler bolag så bör tjänsten kunna hantera detta på ett enkelt sätt.
Är tjänsten optimerad för alla roller? Den anställde som redovisar utlägg, chefen som attesterar och ekonomiavdelningen som sköter bokföringen och utbetalningar.
Att leverantören har en mognad och vision att kontinuerligt utveckla tjänsten vidare och att det är en prioriterad tjänst hos leverantören.
Att tjänsten innehåller automatiska funktioner som underlättar för användaren.